Описи документів, акти на знищення

За результатами експертизи цінності документів співробітники Архівної служби Західно-Української Аудиторської Компанії складають опис документів у Львові постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акту робиться після підготовки опису справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню розглядаються на засіданнях експертної комісії підприємства одночасно з описами справ. В архівних установах, передавальні документи на державне зберігання затверджуються керівником архівної установи після затвердження описів справ постійного зберігання ЕПК відповідного державного архіву.

Після затвердження акту про виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного підрозділу підприємства здають вказані документи в господарську службу Підприємства або спеціалізованим підприємствам по заготівлі вторинної сировини.

Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають наступному оформленню:

  • підшивка в обкладинку з твердого картону, нумерація листів у справі;
  • складання підсумкового напису;
  • складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;
  • оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані в справи, не підшивають, листи не нумерують, елементи оформлення обкладинки не уточнюють.

Після закінчення діловодного року в написі на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. Описи справ ведуть впродовж декількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису. Описи справ структурних підрозділів є основою для складання річного розділу зведеного опису справ установи по яких справи передають на зберігання в державний архів. Зведений опис справ постійного терміну зберігання установи складається в 4-х екземплярах та підлягає затвердженню в органах державних архівів.

Для затвердження в державний архів, співробітники Архівної служби Західно-Української Аудиторської Компанії направляють усі чотири екземпляри описів, один з яких після твердження залишають в державному архіві, а інші повертають підприємству. Відповідно до затверджених описів підприємство зобов’язане передати справи в державний архів у встановлені терміни. Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складають в двох екземплярах і оформляються так само, як і описи на справи постійного зберігання. Опису справ тривалого терміну зберігання державним архівом не затверджуються.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання спільно з реєстраційними журналами контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ підприємства через два роки після завершення їх обліку в діловодстві (наприклад, справи за 2004 рік передаються в архівний підрозділ в 2007 році). Справи тимчасового терміну зберігання передають в архівний підрозділ підприємства на розсуд керівника.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, порушення встановлених Переліком термінів зберігання документів, а також умисне знищення, ушкодження або приховування офіційних або приватних документів є незаконними і тягне за собою відповідальність згідно з чинним адміністративним та кримінальним законодавством України.

Послуги опису документів та акти на знищення у Львові надаються на підставі укладеного договору – текст договору надсилається за запитом. Консультації з приводу укладання договору можна отримати за телефонами: +380(32)2393466 або +380(67)7131644, +380(50)4141644