Оцінка цінності документів

При впорядкуванні документів підприємств найбільш складним є кому­плекс робіт за визначенням складу документів, що підлягають прийому в архів. Склад документів архівного фонду підприємства визначається в результаті експертизи їх цінності і уточнення фондової приналежності.
Саме в процесі експертизи цінності документів відбувається формування архівного фонду підприємства. Експертна оцінка цінності документів у Львові, цією послугою користуються багато компаній, головне знайти спражніх експертів.

Завданнями експертизи цінності документів є:

  • визначення складу документів підприємства, які містять цінну інформацію і підлягають відбору та передачі в архівні підприємства, а потім державні архіви на постійне зберігання;
  • визначення тимчасових термінів зберігання документів, що мають практичне або довідкове значення упродовж певного періоду;
  • виділення для знищення документів підприємства із збіглими термінами зберігання.

Експертиза цінності документів підприємства грунтується на традиційних критеріях (науково-обгрунтованих ознаках, на підставі яких визначається ступінь цінності документів), сформованих в процесі архівної практики.
Головним принципом при відборі документів є всебічне і повне віддзеркалення діяльності фондоутворювача. При проведенні експертизи цінності документів і відборі їх на постійне зберігання необхідно керуватися критеріями походження, змісту, зовнішніх особливостей документу.

При проведенні експертизи необхідно звернути особливу увагу на документи, що відносяться до початкового етапу утворення підприємства, коли закладалися основи його діяльності, і документування було мінімальним. Також уважного відбору вимагають документи періоду реорганізації (зі зміною функцій), ліквідації підприємства, оскільки в ці періоди досить часто проис­ходить часткова втрата документів. Слід уважно підходити до відбору документів терри­ториальных органів якщо вони включаються до єдиного фонду, які по­зволяют всебічно відобразити діяльність підприємства.

Критерії оцінки цінності документів

До критеріїв змісту документу відноситься значущість інформації документу,  його унікальність, типовість документу. Найбільшу цінність серед документів що утворюються в діяльності органи­зации, мають документи, що відображають основну діяльність підприємства в цілому та її структурних підрозділів

Одним з  критерієм діяльності є функціонально-цільове значення підприємства, в результаті діяльності якаго створені документи, його статус. Цінність документів визначається з врахуванням, як особливої ролі підприємства, так і його типового характеру в системі органів влади і управління.

Інша група документів має допоміжний характер, велику частину якої складає первинні бух­галтерские документи, документи з питань постачання підприємства, побутових і адміністративно-господарських питань.

При проведенні експертизи необхідно також враховувати значущість події, відображених в документах підприємства.

На постійне зберігання відбираються документи, в яких інформація відображена в найбільш узагальненому виді, наприклад, доповіді, звіти, довідки ос­новані на первинних документах. Проте за відсутності подібних матеріалів на зберігання можуть передаватись первинні документи, наприклад, звіти, довідки, ін­формації з структурних підрозділів. Конкретний вид документу припускає певний рівень інформації, що міститься в них, так найбільший інтерес представляють розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження та ін.), протоколи коле­гіальних органів, перспективні плани і програми,  звіти та аналітичні довідки.
З метою всебічного і повного віддзеркалення діяльності підприємства при формуванні його архівного фонду потрібне комплексне застосування критеріїв експертизи цінності документів.

Послуги оцінки цінності документів у Львові надаються на підставі укладеного договору – текст договору надсилається за запитом. Консультації з приводу укладання договору можна отримати за телефонами:

+380(32)2393466 або +380(67)7131644, +380(50)4141644