Описания документов, акты на уничтожение

По результатам экспертизы ценности документов сотрудники Архивной службы Западно-Украинской Аудиторской Компании составляют опись документов во Львове постоянного и длительного сроков хранения и акт о выделении для уничтожения документов, не подлежащих хранению.

Выделение документов для уничтожения и составление об этом акта делается после подготовки описи дел постоянного и длительного сроков хранения за этот же период. Акты о выделении документов для уничтожения, не подлежащих хранению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описаниями дел. В архивных учреждениях, передающие документы на государственное хранение утверждаются руководителем архивного учреждения после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК соответствующего государственного архива.

После утверждения акта о выделении документов для уничтожения работники делопроизводственной службы или архивного подразделения предприятия сдают указанные документы в хозяйственную службу Предприятия или специализированным предприятиям по заготовке вторичного сырья.

Дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат последующему оформлению:

  • подшивка в обложку из твердого картона, нумерация листов в деле;
  • составление итогового надписи;
  • составление (в случае необходимости) внутренней описи документов;
    оформление обложки дела.
  • Документы временного срока хранения, сформированные в дела, не подшивают, письма не нумеруют, элементы оформления обложки не уточняют.

По окончании делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и длительного сроков хранения вносят необходимые уточнения, проверяют соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. Описи дел ведут в течение нескольких лет с единственной сплошной нумерацией дел. Дела каждый год составляют годовой раздел описи. Описи дел структурных подразделений являются основой для составления годового раздела сводной описи дел учреждения по которым дела передают на хранение в государственный архив. Сводный описание дел постоянного срока хранения учреждения составляется в 4-х экземплярах и подлежит утверждению в органах государственных архивов.

Для утверждения в государственный архив, сотрудники Архивной службы Западно-Украинской Аудиторской Компании направляют все четыре экземпляра описаний, один из которых после утверждения оставляют в государственном архиве, а другие возвращают предприятию. В соответствии с утвержденными описаний предприятие обязано передать дела в государственный архив в установленные сроки. Сводные описи дел длительного срока хранения составляют в двух экземплярах и оформляются так же, как и описания на дела постоянного хранения. Описи дел длительного срока хранения государственным архивом не утверждаются.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного сроков хранения совместно с регистрационными журналами контрольно-учетными карточками на документы передаются в архивное подразделение предприятия через два года после завершения их учета в делопроизводстве (например, дела за 2004 год передаются в архивное подразделение в 2007 году). Дела временного срока хранения передают в архивное подразделение предприятия по усмотрению руководителя.

Уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения, нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, а также умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие официальных или частных документов являются незаконными и влечет за собой ответственность в соответствии с действующим административным и уголовным законодательством Украины.

Услуги описания документов и акты на уничтожение во Львове предоставляются на основании заключенного договора — текст договора направляется по запросу. Консультации по поводу заключения договора можно получить по телефонам: +380 (32) 2393466 или +380 (67) 7131644, +380 (50) 4141644