Оценка ценности документов

При составлении документов предприятий наиболее сложным является комплекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в архив. Состав документов архивного фонда предприятия определяется в результате экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности.
Именно в процессе экспертизы ценности документов происходит формирование архивного фонда предприятия. Экспертная оценка ценности документов во Львове, этой услугой пользуются многие компании, главное найти хороших экспертов.

Задачами экспертизы ценности документов являются:

  • Определение состава документов предприятия, содержащие ценную информацию и подлежат отбору и передачи в архивные предприятия, а затем в государственные архивы на постоянное хранение;
  • Определение временных сроков хранения документов, имеющих практическое или справочное значение в течение определенного периода;
  • Выделение для уничтожения документов предприятия с истекшим сроком хранения.

Экспертиза ценности документов предприятия основывается на традиционных условиях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), сформированных в процессе архивной практики.
Главным принципом при отборе документов является всестороннее и полное отражение деятельности фондоутворювача. При проведении экспертизы ценности документов и отборе их на постоянное хранение необходимо руководствоваться критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документа.

При проведении экспертизы необходимо обратить особое внимание на документы, относящиеся к начальному этапу образования предприятия, когда закладывались основы его деятельности, и документирование было минимальным. Также внимательного отбора требуют документы периода реорганизации (с изменением функций), ликвидации предприятия, поскольку в эти периоды довольно часто происходить частичная потеря документов. Следует внимательно подходить к отбору документов территориальных органов если они включаются в единый фонд, которые позволяют всесторонне отразить деятельность предприятия.

Критерии оценки ценности документов

К критериям содержания документа относится значимость информации документа, его уникальность, типичность документа. Наибольшую ценность среди документов образующихся в деятельности организации, имеют документы, отражающие основную деятельность предприятия в целом и ее структурных подразделений.

Одним из критериев деятельности является функционально-целевое значение предприятия, в результате деятельности которого созданы документы, его статус. Ценность документов определяется с учетом, как особой роли предприятия, так и его типичного характера в системе органов власти и управления.

Другая группа документов имеет вспомогательный характер, большую часть которой составляет первичные бухгалтерские документы, документы по вопросам снабжения предприятия, бытовых и административно-хозяйственных вопросов.

При проведении экспертизы необходимо также учитывать значимость события, отраженных в документах предприятия.

На постоянное хранение отбираются документы, в которых информация отражена в наиболее обобщенном виде, например: доклады, отчеты, справки основанные на первичных документах. Однако при отсутствии подобных материалов на хранение могут передаваться первичные документы, например: отчеты, справки, информации по структурных подразделениях. Конкретный вид документа предполагает определенный уровень информации, содержащейся в них, так наибольший интерес представляют распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения и др.), Протоколы коллегиальных органов, перспективные планы и программы, отчеты и аналитические справки.
С целью всестороннего и полного отражения деятельности предприятия при формировании его архивного фонда нужно комплексное применение критериев экспертизы ценности документов.

Услуги оценки ценности документов во Львове предоставляются на основании заключенного договора — текст договора направляется по запросу. Консультации по поводу заключения договора можно получить по телефонам:

+380 (32) 2393466 или +380 (67) 7131644, +380 (50) 4141644